Newsletter Juli 2024
Es gibt wahrscheinlich so viele Führungsstile und -ansätze wie es mögliche Kaffeekombinationen bei Starbucks gibt: situativ, authentisch, emotionale Intelligenz, beziehungsorientiert, dienend, gemeinsam, verbindend, adaptiv, strategischer sozialer Wandel, transformativ, stärkenorientiert und Coaching – und diese Liste ist nicht vollständig. Jeder Stil hat seine Stärken und Nachteile und jeder hat seinen Platz zur richtigen Zeit.
Ich persönlich glaube, dass einer der fortschrittlichsten Führungsstile “Die Führungskraft als Coach” ist. Warum? Ein Coach stellt Fragen, hört zu, ohne zu urteilen, und ermutigt den Kunden (d.h. den Mitarbeiter), sich selbst zu reflektieren und die Lösung selbst zu finden. Es wäre so viel schneller, jemandem einfach zu sagen, was oder wie er etwas tun soll. Das Coaching von Arbeitnehmern braucht zwar Zeit und Geduld, aber der ROI ist hoch, weil es eine Wachstumsmentalität kultiviert. Das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters wächst und damit auch seine Fähigkeit, zukünftige Herausforderungen mit mehr Selbstvertrauen anzugehen.
In diesem Blog möchte ich dir ein Instrument vorstellen, das dir helfen kann, deine Mitarbeiter/innen dabei zu unterstützen, Prioritäten zu setzen und sich zu konzentrieren. Im Zeitalter von COVID und neuen Arbeitsformen ist die Zahl der Meetings in die Höhe geschnellt und die Möglichkeiten, in Verbindung zu bleiben, sind endlos. Das hat zu Ablenkungen, Zeitverschwendung in unnötigen Meetings und Verwirrung darüber geführt, was wirklich wichtig ist.
Das Tool heißt High-Valued Activities und sieht wie folgt aus:
Die Pyramide zeigt, dass die Aktivitäten auf den letzten beiden Ebenen keinen wirklichen Wert für das haben, was wir letztendlich erreichen wollen. Die Aktivitäten in den obersten beiden Schichten schaffen einen Mehrwert, sowohl kurz- als auch langfristig. Es gibt zwei wesentliche Schlüssel zu diesem Modell. Erstens: Du musst wissen, was du erreichen willst. Zweitens: Du musst wissen, was du (täglich) tun musst, um diese Ziele zu erreichen. Es klingt so einfach, aber ich habe schon unzählige Kunden getroffen, die keine dieser beiden Fragen beantworten können. Sie rennen herum und löschen Feuer, aber am Ende des Tages scheinen sie nichts wirklich Wertvolles zu erreichen. Das führt zu Erschöpfung und Frustration.
Hier ist eine Fallstudie aus einer kürzlichen Coaching-Sitzung, die zeigt, wie dieses Werkzeug funktioniert.
Fallbeispiel:
Susanne ist eine 26-jährige Verfahrensingenieurin, die gerade ihren Bachelor- und Masterabschluss gemacht hat. Sie ist Linienführerin im Produktionsbereich eines weltweit führenden Unternehmens in der Getränkeindustrie. Sie wurde mit Besprechungen überhäuft, musste sich ständig von Mitarbeitern und Kollegen mit “Ich habe nur eine kurze Frage…” unterbrechen lassen und ging am Ende des Arbeitstages nach Hause und fragte sich, was sie an diesem Tag eigentlich getan hatte.
Ich fragte sie, was ihr oberstes Ziel als Linienführerin und Prozessingenieurin sei. Sie dachte einen Moment nach und antwortete: „Ich wurde eingestellt, um die Effizienz unserer Anlage und die Qualität unserer Produkte zu steigern.“
Meine nächste Frage war: „Und was genau musst du TUN, um dieses Ziel zu erreichen? Ich spreche von Aktionen oder Aktivitäten, Susanne. Schau dir die Pyramide an. Welche langfristigen und mittel-/kurzfristigen TÄTIGKEITEN musst DU tun, um die Effizienz und Qualität zu steigern? Welche davon sind wirklich wertschöpfend? Und welche Aktivitäten tragen wenig oder gar nicht zum Erreichen dieses Ziels bei?”
Susanne schlief eine Nacht darüber, und am nächsten Tag kam sie zurück und sagte: „Langfristig muss ich Vertrauen zu meinen Mitarbeitern aufbauen. Die meisten von ihnen sind so alt wie mein Vater und arbeiten schon länger hier, als ich lebe. Sie nehmen mich nicht ernst. Außerdem investieren wir eine Menge Geld in die Weiterbildung unserer Mitarbeiter. Mein Eindruck ist, dass es ihnen völlig gleichgültig ist, es geht an „einem Ohr rein und am andren raus“. Die Mitarbeiter fallen in alte Gewohnheiten zurück und sind nicht an meinem Wissen interessiert. Wenn ich Vertrauen aufbaue und meine Beziehung zu ihnen stärke, können wir Wissen weitergeben. Außerdem sind sie dann vielleicht empfänglicher für Schulungen.”
Ich antwortete: „Vertrauen aufzubauen ist keine Aktivität – es ist das Ergebnis einer Aktivität. Was kannst DU TUN, um Vertrauen aufzubauen?”
Der Schlüssel dazu ist, was Susanne tun kann – nicht, was sie von ihren Mitarbeitern erwartet.
Susanne antwortete: „Ich kann jeden Morgen zu Beginn der Schicht einen Rundgang machen. Ich werde mehr Interesse an ihrer Arbeit zeigen – anstatt unaufgefordert Ratschläge zu erteilen – und Fragen stellen, um von ihnen zu lernen. Das sollte 30 Minuten dauern. Das ist keine schnelle Lösung, aber es wird mit der Zeit helfen, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen. Ich kann mir vornehmen, dass jeden Morgen zu tun.”
Ich fragte: „Gibt es noch andere Dinge, die du tun kannst, um deine Ziele zu erreichen?”
„Ja”, antwortete sie. „Ich brauche jeden Tag etwa eine Stunde, um die KPIs von gestern durchzugehen. Diese KPIs helfen mir, Verbesserungspotenzial zu erkennen. Das versuche ich auch jetzt, aber ich werde ständig von Anrufen, Klopfen an meiner Tür, Nachrichten auf Teams und E-Mails unterbrochen. Diese einstündige Tätigkeit kann sich leicht auf vier Stunden ausdehnen. Es ist ein ständiges Multitasking, das zu Fehlern führt und dazu, dass ich Zahlen, die ich mir gerade angesehen habe, noch einmal überprüfe. Es ist anstrengend, wenn du nicht mehr klar denken kannst!”
„Also”, antwortete ich, „wenn du jeden Tag 1,5 Stunden investierst, würdest du dein Ziel erreichen? Das sind etwa 20% deines Tages. Den Rest – 80 % – würdest du für andere Dinge nutzen können.”
Wir sahen uns gemeinsam die weniger wertvollen Aktivitäten an: Meetings, in die sie aus Gewohnheit kopiert wurde, Cc von E-Mails, die sie nicht lesen musste, „schnelle Fragen” von Kollegen, die sie zum Multitasking veranlassten, usw.
In der darauffolgenden Woche setzte sie sich mit ihrem Vorgesetzten zusammen und arbeitete einen Plan aus. Sie legten fest, an welchen Meetings sie nicht teilnehmen musste, sprachen die E-Mail-Kultur an, usw.. Sie fing auch an, 60 Minuten für ihre KPI-Analyse zu blockieren, was ihr Vorgesetzter sehr begrüßte. Sie arbeitet in einer Glaskabine über der Produktion, was sich jedoch als ziemliche Herausforderung herausstellte. Sie musste ihren Mitarbeitern und Kollegen beibringen, nicht zu klopfen, wenn sie das “Bitte nicht stören”-Schild an ihrer Tür hatte. Außerdem erklärte sie, was sie tat und warum sie die ungestörte Zeit brauchte.
Die Forschung hat gezeigt, dass unsere wirklich wertvollen Aktivitäten etwa 20 % unseres Tages in Anspruch nehmen, was auf das Pareto-Prinzip zurückgeht: 20 % deiner Aktivitäten erzeugen etwa 80 % deines Wertes.
Wenn du Mitarbeiter hast, die sich nur schwer konzentrieren können und den Eindruck haben, dass sie nur Brände löschen, kann dieses Tool dir helfen, sie zu coachen. Vielleicht hilft es dir auch, dich selbst zu coachen. Wer weiß? Der Clou ist, dass sie die Aktivitäten identifizieren und einen Plan ausarbeiten müssen. Es geht darum, was sie persönlich tun können. Es ist wichtig, daran zu denken, dass einige Aktivitäten, die für dich weniger wertvoll sind, für andere von hohem Wert sein können. In Wirklichkeit können wir sie nicht alle loswerden – viele gehören zum Job dazu. ABER: Wenn du herausfindest, was die wichtigsten Prioritäten sind und welche TÄTIGKEITEN du ausführen musst, um sie zu erreichen, ist dieses Modell ein wahrer Schatz. Es funktioniert aber nur, wenn du ihnen den Rücken freihältst und sie zum Beispiel dabei unterstützt, herauszufinden, an welchen Meetings sie teilnehmen müssen, wozu sie Ja sagen und wozu sie Nein sagen müssen.